Organización de Compras
Para poder cumplir su función estratégica y teniendo en cuenta su enorme peso económico, Compras debe definir sus objetivos, crear una estrategia, dimensionarse, en suma Organizarse.
La Organización de Compras definirá cómo va a ser el Departamento, cómo encaja en la estructura y los objetivos generales de la Organización, cómo va a funcionar en todos sus aspectos: internamente y en su relación con proveedores, cómo va a intervenir en el desarrollo de nuevos proyectos, cómo se va a medir el funcionamiento y la efectividad de las Compras.
Esta Organización está viva, requiere adaptarse a los cambios de la organización a la que da servicio, que a su vez provienen de los cambios en el mercado en el que opera. En este Plan definiremos qué es lo que vamos a hacer, cómo vamos a trabajar, qué estrategia seguiremos con cada uno de los proveedores en función de su relación con la Empresa y las características de los materiales o servicios que suministran.
Mediremos el proceso para saber qué es lo que está funcionando y lo que no está funcionando. Para poder medir estudiaremos los KPI (Key Performance Indicators). Veremos qué indicadores hay y qué es lo que miden de modo que podamos elegir los más interesantes en función de los propios objetivos.
Analizaremos los resultados y en función de lo que funciona y lo que no funciona redefiniremos la Organización en un ciclo de mejora continua sin fin.
En resumen la Organización de Compras dará respuesta a las preguntas:
-Cómo van a funcionar las Compras?
-Qué Objetivo/s tiene Compras?
-Qué funciones tiene?
-Cómo clasifica los materiales que compra?
-Qué estrategia sigue para cada material o grupo?
-Qué RRHH necesita?
-Están suficientemente formados?
-Qué Software va a utilizar?
-Cómo se gestiona I+D?
-Cómo son los mercados en los que se compra?
-Se hacen estudios de esos mercados?
-Representa Compras a la Empresa en esos mercados?
implica:
-Definir, Implantar y Seguir la Estrategia de Compras en la Empresa
Compras forma parte de una Empresa a la que da apoyo. Para garantizar el cumplimiento de sus objetivos, es muy importante que las estrategias de compras deriven de los objetivos finales de la empresa.
El primer Objetivo para Compras es asegurar la continuidad del negocio, contar con una red de proveedores capaz de hacer frente a los retos actuales y futuros.
En ningún caso es válido el clásico “Gastar menos!”
En muchos casos se trabaja sin objetivos claros o no son conocidos por el personal de Compras
-Organizar y dimensionar Compras
Qué funciones tiene exactamente Compras en la Empresa?. Incluye Almacén?, incluye Planificación de Demanda?. Hay que definir claramente qué funciones hace en la Emoresa.
Qué RRHH necesita?, Están suficientemente formados?. Se ha cuantificado el trabajo necesario?. Por ejemplo en métodos de negociación. Los Vendedores con los que van a negociar suelen estar bien formados.
-Estudiar y analizar los mercados en los que se compra
Cómo son los mercados en los que se compra?. Conocemos sus procesos de fabricación?. Conocemos los desarrollos y las novedades en esos mercados?. Conocemos sus tendencias?. Informamos en nuestra Empresa de lo que ocurre en esos mercados?. Si se hacen, cómo se hacen? . Encuestas?. Datos?. Sabemos qué proveedores hay en cada mercado y el mejor de cada uno?.
Representa Compras a la Empresa en esos mercados?. Cómo representamos a nuestra Empresa?. Vamos a Ferias?. Conocemos las publicaciones relevantes de esos mercados?. Nos conocen?. Atraemos a los mejores proveedores o nos quedamos con los que tenemos?.
La mayoría de las Empresas hacen estudios de los mercados en los que venden. Es importante para su supervivencia. Sin embargo pocas hacen estudios en profundidad de los mercados en los que compran, tanto de sus procesos como de sus tendencias e innovaciones. Compras tiene la responsabilidad de informar sobre las novedades y tendencias en los mercados de Compra.
-Incluir y Organizar Compras en I+D, en Nuevos Proyectos, Nuevas Tecnologías y Materiales
Participa Compras en los desarrollos de I+D de la Empresa?. Se asegura de que los materiales necesarios son aprovisionables?.
Es importante la participación de Compras en el desarrollo de nuevos productos tanto para garantizar que esos productos pueden ser comercializables como para proponer componentes sustitutivos.
-Clasificar Materiales y/o Servicios y definir la estrategia de Compra de cada grupo
Cómo clasifica los materiales que compra?. Se compra igual un paquete de folios que un catalizador imprescindible para la fabricación?, se utiliza el mismo método de Compra en todos los casos?. Qué estrategia sigue para cada material o grupo?.
Es necesario hacer una clasificación de los materiales o servicios que se compran y definir una estrategia clara de compra en cada grupo o material resultante. Para ello se utilizará la Matriz de Kraljic, herramienta imprescindible para ello.
Si no se hace se dedicarán esfuerzos de Compras a materiales que van a aportar poco, o lo que es peor, se negociará erróneamente con proveedores.
-Búsqueda del mejor Software de Compras
Tiene el software (programas) adecuados a las funciones que realiza?. Necesitamos adquirir software?.
En la actualidad es imprescindible el apoyo del software adecuado. En Compras además de los ERP se pueden encontrar programas específicos para cada sector (BB). Ver Software en Logística.
-Definir y seguir los KPI relevantes para Compras
La medición del proceso y su evolución es fundamental para poder tomar decisiones. En el apartado correspondiente veremos los KPI más utilizados en Compras.
-Formar al Equipo de Compras
La formación adecuada del equipo es una parte fundamental e imprescindible en Compras.
