La Logística ha ido ampliando su campo de acción desde sus primeros tiempos en los que se limitaba a la gestión del transporte y en algunos casos del Almacén, a una etapa en la que la coordinación del flujo de materiales desde los proveedores hasta los clientes pasando por el flujo interno en la propia empresa. Esta segunda etapa se conoce como Logística Integral. En una tercera etapa fue necesario coordinar los flujos tanto internos como externos, dando lugar a lo que hoy se conoce como Cadena de Suministro. Ver Historia de la Logística para más información.
Dentro de las funciones logísticas, una de capital importancia es la que gestiona todo el flujo de entrada de materiales y/o servicios. Esta función a veces llamada Compras y a veces llamada Aprovisionamiento (según la estructura organizativa de la Empresa) debido a la evolución de la logística y a las exigencias del mercado, ha evolucionado desde una simple gestión de Compras a una Gestión de Proveedores.
El modelo de Compras cambia de un modelo clásico competitivo a un modelo colaborativo.
En el modelo clásico Compras selecciona Proveedores, negocia precios y gestiona la operación de Compras, buscando los mejores precios. Este modelo genera relaciones a corto plazo. El proveedor sabe que en cualquier momento se pueden mejorar sus precios y con ello quedará fuera.
En el modelo colaborativo Compras intenta conseguir la integración del proveedor en la cadena de Suministro con perspectivas a largo plazo, lo que despierta gran interés en el proveedor y este interés se traduce en inversiones y mejoras en el proceso y en el producto o servicio que suministra.
¿Porqué es importante el Departamento de Compras?
En muchos casos es el Departamento que gestiona un porcentaje muy alto de las salidas de dinero de la Empresa, en función de sectores puede llegar al 70% (o más) de la cifra de Ventas.
Cualquier mejora en este Departamento suele tener una repercusión inmediata en los resultados.
Externamente es el Departamento que se debe ocupar y debe representar a la Empresa en el mercado de Materias Primas y/o Servicios al igual que el Departamento Comercial/Marketing se ocupa del mercado de productos finales.
¿Qué problemas se presentan en Compras?
Muy variados dependiendo de la organización. Podemos destacar:
-Urgencias: Uno de los principales problemas. Compras se dedica a los temas urgentes dejando lo importante para más tarde o para nunca.
-Análisis del mercado: En numerosas ocasiones por falta de medios o por cultura no se analiza adecuadamente el mercado en el que se compra, perdiendo grandes oportunidades de ahorro y/o mejora.
-Clasificación de las Compras: En otras ocasiones una mala clasificación de las Compras a realizar (o su ausencia), ya sean Materiales o Servicios, termina en un esfuerzo en grupos de productos que aportan poco a los resultados generales, dejando de lado a otros que sí podrían aportar.
-Negociación: Los Vendedores son formados concienzudamente sobre los productos que venden y técnicas de negociación. Lo han sido los Compradores?. Si no lo han sido es posible que se encuentren en desventaja.
-Evaluación: Se sabe evaluar si un Proveedor es bueno o malo y así lo homologamos o no. Sabemos evaluar y diferenciar si uno es mejor que otro?.
La solución de éstos y otros problemas requiere dos actividades principales:
-Organización
-Gestión de Compras
Cómo va a trabajar el Departamento (o función). Requiere a su vez:
-Definir, Implantar y Seguir la Estrategia de Compras en la Empresa
-Organizar y Dimensionar Compras
-Estudiar y analizar los mercados en los que se compra
-Incluir y Organizar Compras en I+D, en Nuevos Proyectos, Nuevas Tecnologías y Materiales
-Clasificar Materiales y/o Servicios y definir la estrategia de Compra de cada grupo
-Búsqueda del mejor Software de Compras
-Definir y seguir los KPI relevantes para Compras
-Formar al Equipo de Compras
Cómo van a funcionar las Compras en el día a día?:
-Búsqueda de Proveedores
-Negociación con Proveedores
-Evaluación de los Proveedores
-Planificar los Stocks de Materias Primas
-Mejorar el Inventario
Un Esquema de las distintas funciones de Compras:
