OPERACIONES EN ALMACÉN

Cuando llega mercancía a un Almacén es preciso realizar operaciones antes de la descarga y después de la descarga:

Antes

-Se comprueba el Pedido de Compra. Toda mercancía debe estar recogida en un pedido de compra. Si no se ha hecho previamente (hay distintos motivos por lo que puede ocurrir) es el momento de hacerlo. Proceder a la Descarga sin el Pedido de Compra entraña diversos riesgos para el Almacén.

-Se comprueba el Albarán del transportista. Toda mercancía debe ir acompañada de Albarán. Se coteja el Albarán con el Pedido de Compra.

-Se comprueba externamente la mercancía: El número de bultos debe corresponder con el Albarán, se comprueban posibles daños externos en la mercancía.

-Si hay alguna Incidencia y según los Procedimientos de la Empresa se procede a la apertura de la No Conformidad o Incidencia correspondiente y a su comunicación.

Descarga

Es el proceso de bajar la mercancía del medio de transporte y colocarla en la zona habilitada para ello. En todo Almacén debe haber una zona para depositar los bultos descargados antes de seguir el proceso. Esta zona se puede llamar con distintos nombres: Zona de Entrada, Zona de Descarga, Zona de Recepción.

Una vez descargado se firma el Albarán del transportista anotando las incidencias si las hay y todala información relevante: hora, matrícula camión, etc..

Después

-Control de Calidad: Según el Procedimiento de la Empresa es posible que la mercancía tenga que superar un Control de Calidad a la Entrada. En estos casos se seguirá el Procedimiento establecido comunicando la entrada a los Departamentos involucrados (Compras o Control de Calidad) e incluso procediendo al desembalado o la toma de muestras.

-Una vez aprobada la mercancía (si así se requiere) se procede al registro informático de la misma. Es de destacar que hasta que no se registre hay mercancía no registrada en el Almacén. Este es uno de los motivos por los que siempre debe haber una zona habilitada para ello que segregue esta mercancía del resto.

-Una vez registrada se procede al etiquetado. Nunca debe ubicarse una mercancía no etiquetada en el Almacén.

-En algunos casos y dependiendo de la mercancía (ej. cuando llega a granel) es necesario proceder a un embalaje o paletización.

Las Operaciones de Salida de Almacén, llamadas Picking en numerosas organizaciones, se realizan en varias etapas cada una con un fin determinado y normalmente requieren la habilitación de zonas específicas para ello:

-Orden de Picking

A veces sustituida por el pedido (de Venta), es el documento que pone en marcha el proceso

-Picking

Proceso en el que el operario se traslada a la zona de Almacenamiento para extraer (picking) la mercancía indicada en la Orden de Picking y su posterior traslado a la zona donde se dará el siguiente proceso.

Hay muchas variantes en función del Almacén: En lugar de trasladarse el operario a la zona es la mercancía la que se traslada hacia el operario (Almacenes altamente automatizados).

En general requiere la utilización de maquinaria -Carretillas o Transpaletas-. En Almacenes gestionados por radiofrecuencia los terminales móviles son de una gran ayuda para evitar errores. Otras ayudas interesantes son el llamado Picking por Voz en el que el operario recibe instrucciones por voz evitando errores de lectura o el llamado Picking Óptico en el que unos dispositivos luminosos indican la ubicación exacta de la mercancía buscada.

Los últimos avances en este campo utilizando sistemas RFID y RA (Realidad Aumentada) pueden permitir la localización exacta y rápida de mercancía.

Dado que es una de las operaciones de Almacén que más recursos consume (y que mayor coste tiene) se han hecho y se siguen haciendo numerosos intentos de optimización como es la colocación de la mercancía en la zona de almacenaje siguiendo criterios de rotación de modo que el desplazamiento del operario sea menor y también el llamado Picking por Zonas en el que las órdenes de picking se optimizan por zonas de modo que cada operario barre una zona y toma toda la mercancía necesaria de esa zona aunque sea para distintos clientes. En este caso se requiere organizar los envíos por cliente en la etapa de Preparación.

El Picking termina trasladando la mercancía a la zona de Preparación.

-Preparación

En este proceso se comprueba el picking anterior (siempre una persona distinta del que ha hecho el Picking), se toman muestras si es necesario y se prepara la mercancía para su Transporte con el embalaje adecuado y/o consolidando envíos.

Antes de su embalaje es conveniente y soluciona muchos posibles problemas posteriores, tomar una foto de la mercancía a embalar.

-Registro Informático

Se documenta el envío con todo lo necesario: Albarán de Salida, de Transporte y en su caso la documentación necesaria para Exportación.

-Etiquetado

Todo envío debe ir correctamente etiquetado tanto con las etiquetas propias como con las etiquetas estandarizadas para la manipulación de la mercancía en Centros Logísticos.

-Carga

Ultima etapa. Requiere la comprobación del medio de transporte y efectuar la carga comprobando posteriormente que tanto la estiba como la sujeción de la carga son correctas.

Principales errores en la Preparación de Pedidos

Baja estandarización del proceso

Es frecuente que el proceso dependa de la forma de trabajar de cada uno de los preparadores de un Almacén.

Ubicación

Una ubicación inadecuada lleva a errores y pérdidas de tiempo. Cambios imprevistos o no avisados de ubicaciones da lugar a pérdidas de tiempo considerables.

Formación

La falta de formación del personal de Almacén referida a la formación en el producto que manipulan, es una causa frecuente de errores de preparación.

Documentación

Documentación inadecuada o poco preparada para su uso y las condiciones de su uso suele ser una fuente de errores. Por ejemplo utilización de letra muy pequeña dificil de leer en una nave.