Proyectos

Definición de Proyecto: Conjunto de actividades coordinadas e interrelacionadas que se emprende con el objetivo de crear un producto o servicio único.

O bien: el conjunto de las actividades que desarrolla una persona o una entidad para alcanzar un determinado objetivo. Estas actividades se encuentran interrelacionadas y se desarrollan de manera coordinada.

Actividad: Tarea que debe completarse necesariamente para la realización del Proyecto

Todo Proyecto requiere una lista con TODAS las Actividades que deben realizarse para la terminación del Proyecto.

La técnica para realizarla se llama WBS (Work Breakdown Structure) o bien EDT (Estructura de Descomposición de Tareas) que consiste en descomponer el Proyecto completo en Actividades secundarias, que a su vez se descomponen en otras Actividades o Tareas y así sucesivamente.

La lista de Actividades debe contener:

  • Descripción de la Actividad
  • Dependencia
  • Sub-Actividades
  • Tiempo de realización
  • Quien la hace

Esto no es tarea fácil. Como ejemplo pordemos intentar describir las distintas actividades a realizar para poner en marcha una página web dedicada a la venta de gafas por Internet.En función del desglose de actividades a realizar, el proyecto puede ser de una cierta complejidad.

Para conseguir llevar a buen término un Proyecto es necesaria una planificación cuidadosa de las distintas etapas y componentes.

Cualquier Proyecto tiene 5 etapas principales:

1. Inicio

Esta fase de inicio es vital: es el momento de definir el objetivo del Proyecto y proceder a la selección del equipo. Sólo con un objetivo claramente definido y un equipo especializado, se puede garantizar el éxito. Es el momento de compartir la visión con los stakeholders (partes interesadas o afectadas) y buscar su compromiso y apoyo.

2. Planificación

La etapa más difícil. Requiere calcular las necesidades de personal, recursos y equipo para lograr la consecución a tiempo y dentro de los parámetros previstos. También es necesario planificar comunicaciones, contratos y Compras.

3. Ejecución

En esta etapa se realizan las actividades planificadas en la etapa anterior. En algunos casos hay que ir haciendo entregas parciales de productos intermedios.

Es fundamental controlar la evolución del consumo de recursos, presupuesto y tiempo, para lo que suele resultar necesario apoyarse en alguna herramienta de gestión de proyectos.

También es importante controlar las actualizaciones y modificaciones,En algunos casos es preciso volver a la etapa 2 y replanificar.

4. Seguimiento y control

Etapa paralela a la Ejecución. Incluye todo lo necesario para realizar el seguimiento del progreso de proyecto. Es el medio de detectar desviaciones lo antes posible para poder realizar cambios en la planificación.

5. Cierre

Se completa formalmente el Cierre del Proyecto con la entrega, en su caso, del producto o servicio final. Una vez completada esta etapa se puede dar por terminado el Proyecto.

Gantt

Una herramienta casi universal para la gestión de proyectos sobre todo complejos es el diagrama de Gantt. Henry Laurence Gantt fue un ingeniero que popularizó la herramienta, entre los años 1910 y 1915, a través de varios artículos publicados en la Revista de Ingeniería en Nueva York. Según se dice esta herramienta no fue creada por él, sino desarrollado unos años antes (1896) por el también ingeniero Karol Adamiecki, quien la publicó en polaco, por lo que Gantt pudo popularizar el diagrama ligeramente modificado.

El diagrama de Gantt es una representación gráfica en la que en el eje vertical se representan las actividades y en el eje horizontal se representan tiempos. Cada actividad está representada por una barra que comienza cuando empieza la actividad y termina cuando termina o cuando está prevista su finalización.

Hay actividades ligadas a otras en el sentido de que no pueden comenzar hasta que se haya terminado otra anterior. Esto se puede representar muy bien en el diagrama de Gantt.

Un Ejemplo puede ser la programación de un curso:

Gantt_Programacin_Curso.jpg

En proyectos complejos se pueden dividir las Actividades en Subactividades y así gestionarlas mucho más fácilmente. Esto se llama Work Breakdown Structure (WBS) o bien EDT (Estructura de Descomposición de Tareas) que consiste en descomponer un Proyecto completo en Actividades secundarias, que a su vez se descomponen en otras Actividades o Tareas y así sucesivamente.

PERT

Su nombre viene de las siglas Project Evaluation and Review Techniques, o lo que es lo mismo, Técnicas de Evaluación y Revisión de Proyectos. Este método apareció en Estados Unidos en los años 50 debido a la complejidad de algunos proyectos como el Apolo. Es una forma visual de representar las tareas que forman el proyecto y las relaciones entre ellas, especialmente práctica para gestionar proyectos complejos, a largo plazo y en los que interactúen muchos actores. Finalmente el método estima el tiempo del proyecto y su Ruta Crítica o secuencia de actividades que determinan el tiempo más corto en el que es posible completar el proyecto. Estas actividades deberán ser objeto de un seguimiento especial ya que su duración determina la duración del proyecto entero.

Su construcción se basa en nodos conectados con líneas continuas que son las actividades del proyecto y a las que se añade el tiempo estimado de realización. Se pueden añadir otras variables, como el tiempo de inicio y de final, la holgura y en algunos casos actividades de duración nula. Sólo puede haber un nodo de inicio y otro de final para cada proyecto.

La diferencia con su método hermano el CPM (Critical Path Method) radica en los tiempos: El CPM usa tiempos fijos ya sean reales o estimados, mientras PERT estima que los tiempos de las distintas actividades pueden sufrir variaciones que alterarán los tiempos estimados para el proyecto.

ETAPAS

1-ACTIVIDADES DEL PROYECTO

En la primera fase hay que enumerar todas las actividades del proyecto con sus interrelaciones y reglas de precedencia. Además, debe estimarse el tiempo para cada actividad considerando el tiempo óptimo que es el más corto en el que podría realizarse la actividad, todo marcha excepcionalmente bien, el tiempo más probable que es tiempo normal para realizar esa actividad y el tiempo pésimo que es el más largo para realizar la actividad, cuando todo marcha excepcionalmente mal.

Supongamos un proyecto con 5 actividades con las reglas de precedencia y tiempos indicados en la tabla:

Datos_Proyecto.jpg

El método considera que los tiempos cumplen una Distribución estadística Beta en la que se puede estimar un tiempo con la fórmula de Tiempo Esperado y con una Desviación Típica. Con estos datos se calculan los Tiempos Esperados que es con lo que se trabaja.

En el método CPM, ésta sería la tabla inicial de trabajo.

2-DIAGRAMA

Para dibujar el Diagrama hay que seguir algunas normas:

Cada actividad se debe representar por un arco entre dos nodos. Se comienza por las actividades que no tienen precedentes (En el ejemplo la A) y se continúa hasta terminar. Es conveniente anotar la actividad o su clave y su tiempo estimado.

No puede quedar ningún nodo suelto. En su caso se pueden definir actividades ficticias, que no consumen tiempo ni recursos, representándolas con arcos de puntos. Varios en el ejemplo.

No hay normas en cuanto a la numeración de nodos. Normalmente se numeran de izquierda a derecha y de arriba abajo.

3-CÁLCULOS

Para cada nodo hay que calcular 3 valores T1, T2 y H:

T1: Tiempo mínimo para iniciar una actividad. Para calcularlo hay que recorrer la red de izquierda a derecha.

T2: Tiempo máximo para iniciar una actividad. Para calcularlo hay que recorrer la red de derecha a izquierda.

H: Holgura es la diferencia entre T2 y T1. Representa el tiempo que puede retrasarse el inicio de esa actividad sin retrasos en el proyecto.

Las actividades con holgura 0 corresponden a la Ruta Crítica. Cualquier retraso en el inicio de estas actividades supone un retraso en el proyecto.

3.1-CÁLCULO DE T1

Para calcular T1 hay que tener en cuenta:

-Se recorre el gráfico de izquierda a derecha
-T1 del primer nodo es igual a 0.
-T1 del nodo n = T1 del nodo anterior + duración de la actividad que finaliza en el nodo n.
-Si en un nodo finaliza más de una actividad, se toma el tiempo de la actividad con mayor valor.

Nodo 1: 0
Nodo 2: Nodo 1(0)+3=3
Nodo 3: Nodo 2 (3)+1=4
Nodo 4: Nodo 2 (3)+2=5
Nodo 5: Se toma el mayor:
  Desde 3: 4+0=4
  Desde 2: 3+2=5
  Desde 4: 5+0=4
Nodo 6: Nodo 5 (5)+4=9

3.2-CÁLCULO DE T2

T2: Tiempo máximo para iniciar la actividad. Se recorre la red de derecha a izquierda y teniendo en cuenta:

-T2 del primer nodo (de derecha a izquierda, es el 6) es igual al T1 de este.
-T2 del nodo n = T2 del nodo anterior (el que ahora está a la derecha) - duración de la actividad que se inicia. 
-Si en un nodo finaliza más de una actividad, se toma el tiempo de la actividad con menor valor.

Nodo 6: 9 (=T1)
Nodo 5: (Nodo 6=9) - 4= 5
Nodo 4: (Nodo 5=5) - 0= 5
Nodo 3: (Nodo 5=5) – 0= 5
Nodo 2: Se toma el menor:
  Desde 3: 5-1=4
  Desde 5: 5-2=3
  Desde 4: 5-2=3
Nodo 1: (Nodo 2=3) – 3 = 0

3.3-CÁLCULO DE HOLGURA

Diferencia entre T2 y T1. Su significado es el indicado arriba: tiempo que puede retrasarse la llegada a ese nodo sin variación en el tiempo total del proyecto.

Grfico_PERT.jpg

4-RUTA CRÍTICA

Está compuesta por los nodos de Holgura cero. Puede haber más de uno, en el ejemplo hay dos:

Ruta_Crtica_1.jpg

Ruta_Crtica_2.jpg

Las actividades críticas por definición constituyen la ruta más larga que abarca el proyecto, es decir que la sumatoria de las actividades de una ruta crítica determinará la duración estimada del proyecto. 

5-PLAZOS

La gran diferencia entre PERT y CPM –que hasta este punto son iguales exceptuando la estimación de tiempos- es que PERT ahora permite calcular la probabilidad de cumplir los plazos del proyecto.

El tiempo de proyecto puede variar cuando varía la duración de cualquiera de las actividades de la ruta crítica. En las distintas actividades, y según el método PERT, se ha calculado un tiempo estimado entre dos valores límite: el tiempo óptimo y el pésimo. Las fórmulas y los datos son:

Se completan los cálculos para cada actividad:
Tabla_Actividades.jpg
Según el Teorema Central del Límite se puede aplicar a las Rutas Críticas, lo que quiere decir que el tiempo total del Proyecto tendrá una distribución Normal –Curva de Gauss- en la que se cumple:

Teorema_Lmite.jpg

Si se aplica a las Rutas Críticas resulta que ambas tienen un tiempo esperado de 9 (lo que ya se sabía del gráfico) con una  de 1,56. Puesto que la distribución es Normal, la probabilidad viene dada por la tabla de la distribución Normal aplicada a la función.

En el ejemplo el valor de la Desviación Típica aplicado a la fórmula de la probabilidad y consultando una tabla de distribución Normal:

Probabilidad.jpg


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